Introduktion
I nutidens produktions- og servicevirksomhed bruger de fleste virksomheder Key Performance Indicators (KPI'er) til at spore præstationer, men disse KPI'er giver ofte ikke virksomheden noget gavnligt resultat med hensyn til overvågning eller indsigt i virksomheden. Denne artikel giver derfor nogle ideer til, hvordan du kan overvåge dine processer korrekt ved at finde de rigtige KPI'er. Denne artikel er en del af den seks-trins "køreplan", som er afbildet i figuren nedenfor.
Område til overvågning
Efter at have etableret et omfattende proceskort, dvs. det første trin i køreplanen, skal processerne overvåges på passende vis. For kun at fokusere på det mest relevante optimerings- og overvågningsområde kan Pareto-princippet bruges. Pareto-princippet er nyttigt til at finde de mest fordelagtige områder at måle og ændre, hvilket kan bruges til at identificere 80% af effekterne/problemerne forårsaget af 20% af variabiliteten/årsagerne som illustreret i figuren nedenfor. Ved at anvende dette princip korrekt vil optimeringen og overvågningen således fokusere på det område, der har den højeste frekvens af problemårsager. Dette trin kan virke let i starten, men er ofte et vanskeligt og tidskrævende trin.
Herefter skal der identificeres relevante, kvantificerbare og resultatbaserede KPI'er. For at gøre det og for at udnytte KPI'erne fuldt ud skal de indsamle værdifuld indsigt og udvikle en målorienteret kultur i din virksomhed, der afstemmer alle relevante afdelinger. KPI'erne er ofte finansielle, kunde- eller procesfokuserede. Men det kan være alt, hvad virksomheden finder vigtigt.
KPI'er, der er knyttet til økonomien, fokuserer typisk på indtægter og fortjenstmargener, men andre fokusområder kan være de samlede ejeromkostninger eller lagerbeholdningsomkostninger. Eksempler på kundefokuserede KPI'er kunne være at måle kundetilfredshed eller effektivitet pr. kunde. De procesfokuserede KPI'er har til formål at måle og overvåge driftspræstationer og er det, som resten af denne artikel vil fokusere på.
Procesfokuserede KPI'er
Der er mange KPI'er at vælge imellem, når man overvåger processer, og dette afsnit vil kun beskrive nogle få, men meget nyttige procesfokuserede KPI'er..
Overall Equipment Effectiveness (OEE) måler effektiviteten af driftsudstyret og er derfor en interessant KPI i forbindelse med procesovervågning. OEE er baseret på tre præstationsmålinger, dvs. et systems tilgængelighed, ydeevne og kvalitet. OEE beregnes ved at gange tre målinger sammen, hvilket resulterer i den produktive tid som en procentdel af den mulige driftstid, som vist i figuren nedenfor.
Statistisk kvalitetskontrol (SQC) sikrer, at hvert output opfylder kundespecifikationerne, processerne og produkterne. SQC kan inddeles i tre kategorier: beskrivende statistik, statistisk proceskontrol (SPC) og acceptprøveudtagning som vist i figuren nedenfor.
Beskrivende statistik beskriver kvalitetskarakteristika og relationer mellem outputdele. De omfatter gennemsnit, standardafvigelse og en målfordeling af data.
Statistisk proceskontrol er et kontroldiagram, der viser outputværdierne i forhold til indsamlingsrækkefølgen og derfor kan vise, hvornår en proces er under kontrol, og hvornår en proces er ude af kontrol. SPC er derfor et værktøj, der kan bruges til at overvåge variabilitet i fremstillingsprocesser.
Et kumulativt sumdiagram (CUSUM) kan bruges til at opdage små forskydninger eller tendenser hurtigere end et almindeligt kontroldiagram. At lede efter tendenser er en vigtig anvendelse af SPC, for hvis tendensen bliver stadigt værre, er processen værd at undersøge, og omvendt, hvis processen ser ud til at blive bedre, er det en fordel at undersøge, hvad der får processen til at blive bedre.
Acceptprøvetagning er processen med tilfældig inspektion af en stikprøve af færdige varer eller dele og beslutning om, hvorvidt et parti skal accepteres eller afvises. Her anvendes beskrivende statistik til f.eks. at beskrive variabiliteten i de observerede data.
Gennemløbstiden repræsenterer den fulde tid fra en proces begynder, til et produkt eller en service er færdig, eller en kunde er tilfreds. Gennemløbstiden omfatter dermed flere processer og kan være nyttig til at få et samlet billede af anlæggets/servicens ydeevne.
Overvåg og spor effekten
Når KPI'erne er valgt, kan man beslutte, hvordan man vil overvåge og spore KPI'erne. Når man beslutter, hvordan KPI'erne skal overvåges, skal man først identificere og beslutte databehovet, sporingsmetoden (manuelt eller digitalt) og hyppigheden af målingerne.
Når de relevante KPI'er er identificeret, og overvågningsmetoden er fastlagt, kan den første baseline beregnes. Baseline bruges som et referencepunkt til yderligere at spore effekt og forandring. Ved overvågning af KPI'er, er det en god idé at visualisere dem på en eller anden måde på en tavle eller en skærm. Den anvendte metode er helt op til virksomheden, og begge har fordele. For eksempel har den fysiske tavlevisualisering den fordel, at nogen tager ejerskab over KPI'erne og dermed muliggør hurtig eskalering/handling, hvis KPI'en ikke præsterer som forventet. Digital visualisering har den fordel, at der ikke skal bruges ressourcer på at få KPI'erne op på en tavle, og det kan nogle gange være en fordel, når man håndterer big data. Overvågningsværktøjet, både det fysiske og det digitale, kan desuden fungere som et fundament for daglige, ugentlige og månedlige statusmøder, hvilket har vist sig at være et ekstremt vigtigt værktøj for chefer og ledere, der ønsker at overvåge forandringer.
Handlinger / Tips & tricks
- Benyt Pareto-princippet for at fokusere din energi der hvor du får størst effekt.
- Hold dig til den enkleste målemetode, der opfylder behovene. Det ses ofte, at producenter har besluttet at bruge en metode, der er kompleks og overkomplicerer den reelle værdi.
- Gør KPI'er transparente for interessenter
- Evaluer interne kompetencer, når du beslutter visualiseringsmetode.
Artikelserie om procesforbedringer
Dette er den femte artikel i en serie på ti.
- Potentiel påvirkning ved ændring af processer
- Hvorfor virksomheder bør fokusere på at optimere virksomhedens processer
- Køreplan for omlægning af en virksomheds processer for at forbedre konkurrenceevnen
Trin 1 Identificer og forstå dine processer
Trin 2 Overvåg dine processer
Trin 3 Identificer spild og variabilitet i dine processer
Trin 4 Bliv modstandsdygtig over for pludselige ændringer
Trin 5 Simuler dit nye procesdesign
Trin 6 Implementering og kontinuerlig forbedringsproces
Den næste artikel "Identificer spild og variabilitet i dine processer" giver et indblik i forskellige typer spild, og hvordan man identificerer variabilitet.
