Introduktion
Mange virksomheder har generiske processer, som har fungeret siden de i sin tid blev implementeret. Derfor lever mange chefer og ledere ofte efter mottoet "Hvorfor ændre noget, der fungerer". Men disse tilsyneladende velfungerende processer er ofte præget af ineffektivitet, lav udnyttelse, stor variation og spildt arbejde, hvilket resulterer i skjulte potentialer og omkostninger for virksomhederne. Denne artikel giver en kort beskrivelse af den seks-trins "køreplan", der ses i figuren nedenfor, og som bruges til at optimere virksomheders processer, og hvordan de bør styres for at forbedre konkurrenceevnen. Køreplanen er baseret på virkelige casestudier og projekter og er inspireret af trinene i DMAIC, (definere - måle - analysere - forbedre - kontrollere).
Første skridt - Identificer og forstå processerne
Det første skridt til at skabe et bæredygtigt og optimeret procesdesign er at forstå virksomhedens processer og den menneskelige interaktion/adfærd. For at kunne skabe denne indsigt, er det en fordel at bruge metodetriangulering. Metoden anvender mere end én metode til dataindsamling om ét emne, hvilket sikre at forskellige dimensioner af den samme opsætning og det samme system bliver identificeret. Ydermere, sikrer metoden også krydsvalidering af dataindsamlingen, så man sikre korrekt kortlægning. For at opnå et nøjagtigt procesflow anbefales det at bruge de tre datametoder, der er vist i figuren nedenfor. Hvis man udelader en af disse metoder, resulterer det i en unøjagtig kortlægning af procesflowet, hvilket vanskeliggør implementeringen af ændringer og forbedringer.
Andet trin - Overvåg processer
For kun at overvåge det mest relevante er det vigtigt at fastlægge et fokusområde for optimeringen. Pareto-princippet (80/20) kan være en meget nyttig metode til at vælge fokusområdet. Herefter skal de relevante KPI'er indenfor fokusområdet identificeres, for at kunne etablere en baseline efterfulgt af et effekt overvågningsværktøj.
Overvågningsværktøjets fornemmeste opgave er at visualisere og overvåge fremdriften af forbedringerne i forhold til baseline og dermed afsløre gode/dårlige tendenser. Værktøjet kan desuden fungere som grundlag for daglige, ugentlige og månedlige statusmøder, hvilket har vist sig at være et ekstremt vigtigt værktøj for chefer og ledere, der ønsker at have indsigt i forandringer.
Tredje trin - Identificer spild og variabilitet
Når fokusområdet, baseline og overvågningsværktøjet er fastlagt og oprettet, skal årsagen til problemet, dvs. spild og variabilitet, som f.eks. uudnyttede menneskelige ressourcer eller overflødige processer, identificeres. Det er vigtigt, at kunden er i fokus, når man analyserer, hvilket betyder, at alle processer skal optimeres for at skabe den bedste kunde- / serviceoplevelse. Efter at have fjernet spild og minimeret variabilitet skal de nye forventede procestider og tilhørende effekter af det optimerede flow beregnes. Dette skal derefter undersøges og verificeres af ledelsen og de vigtigste interessenter for at sikre, at det nye flow er optimalt i praksis for virksomheden og ikke kun teoretisk. Til sidst kan der oprettes en ny procesoversigt for at visualisere det optimerede flow.
Fjerde trin - Bliv modstandsdygtig over for pludselige forandringer
Når et procesdesign strippes helt ned til perfektion med minimalt spild og variabilitet, kan det give anledning til andre bekymringer og risici inden for procesdesignets robusthed og modstandsdygtighed, da virksomheder i dag opererer på et hurtigt, turbulent og konstant skiftende marked. Dette miljø udfordrer og tvinger virksomheder til at opbygge et procesdesign, der både fokuserer på procesrobusthed og smidighed for at kunne tilpasse sig ændringer effektivt. Et procesflow bør derfor overveje mulighederne for variationer for at forbedre tilpasningsevnen og skalerbarheden, hvilket kan opnås ved at tilføje en buffer eller skabe et rekonfigurerbart system i form af f.eks. ekstra processer eller maskiner. Som illustreret i figuren nedenfor kan den ekstra proces understøtte den kritiske proces, når det er nødvendigt. Dette vil dermed sikre modstandsdygtighed i det nye procesdesign og ruste virksomhederne til fremtidige ændringer.
Femte trin - Simulér nyt procesdesign
Simulering er et fleksibelt, kraftfuldt og intuitivt værktøj, der efterligner driften eller hele procesflowet, og som bruges til at eksperimentere med specifikke designs og vurdere, hvor godt de vil fungere i forskellige scenarier. Simuleringer kan udføres på forskellige måder, fra manuelt udførte til mere automatiske løsninger. En virksomhed med begrænsede ressourcer og/eller knowhow kan med stor succes lave simuleringer manuelt, uden avancerede systemer, ved at afprøve forskellige variabler til det nye procesdesign. En mere automatiseret løsning er at foretrække, hvis ressourcerne og knowhow er til rådighed, da denne løsning er ekstremt kraftfuld og kan køre flere scenarier (tusindvis) på kort tid og dermed give en statistisk indikation af, hvor solidt det nye design er. Både den manuelle og den automatiserede simuleringsløsning gør det muligt for virksomheder at se en mulig effekt på procesflowet før den faktiske implementering, og det er derfor et effektivt værktøj til at teste og forbedre processens ydeevne før implementeringen.
Sjette trin - implementering og løbende forbedring
Endelig skal medarbejdere på alle niveauer arbejde proaktivt sammen om at opnå trinvise forbedringer af det optimerede procesdesign. Derfor er det vigtigt at ændre medarbejdernes adfærd og indarbejde en 'kontinuerlig forbedring'-tankegang, også kendt som Kaizen. I første omgang er det afgørende at forberede ledelsen på at lede forandringen og give dem værktøjer til at gennemføre forbedringer. Disse værktøjer kan være Kaizen-tavler og daglige møder, som kan bruges til at fejre små og hurtige sejre. Et andet typisk Kaizen-værktøj er Plan-Do-Check-Act, som er en mere metodisk tilgang til kontrol og løbende forbedringer af processer. Endelig skal ledelsen fokusere på medarbejdernes modstand mod forandring, hvor lederne med fordel kan anvende teorien Planned Approach to Change , hvor fokus er, at forandring skal ske på gruppeniveau frem for på individniveau.
Tips & Tricks
- Når du identificerer processer, kan du med fordel bruge workshops, observationer og dataanalyse til at krydsvalidere de indsamlede data.
- Forstå den menneskelige interaktion ved at indarbejde ressourcer og arbejdsopgaver i procesflowkortet
- Før du simulerer det nye design:
- Fastlæg processens begrænsninger og variabler
- Sammensæt et forandringsteam fra begyndelsen
- Kommuniker til organisationen, interessenter eller relevante medarbejdere for at mindske misforståelser og modstand
Artikelserie om procesforbedringer
Denne artikel er den tredje i en serie på ni:
- Potentiel påvirkning ved ændring af processer
- Hvorfor virksomheder bør fokusere på at optimere virksomhedens processer
- Køreplan for omlægning af en virksomheds processer for at forbedre konkurrenceevnen
Trin 1 Identificér og forstå dine processer
Trin 2 Overvåg dine processer
Trin 3 Identificer spild og variabilitet i dine processer
Trin 4 Bliv modstandsdygtig over for pludselige forandringer
Trin 5 Simulér dit nye procesdesign
Trin 6 Implementering og kontinuerlig forbedringsproces
