Introduktion

En af de største udfordringer for produktions- og servicevirksomheder i dag er at øge produktiviteten, styre lagerbeholdningen og optimere ressourceudnyttelsen. I tidens løb er mange forskellige strategier, metoder og koncepter blevet introduceret og implementeret i virksomheder for at overvinde udfordringerne og for at planlægge og kontrollere deres drift. Denne artikel afslører processen med nøjagtig vurdering og kortlægning af processtrømme ved at anvende kvalitative og kvantitative identifikationsmetoder til at forstå processerne. Artiklen er det første trin i den seks-trins "køreplan", der er afbildet i figur 1. 

Identificer og forstå dine processer

For at skabe et bæredygtigt og optimeret procesdesign skal man skitsere og kortlægge procesflowet for at visualisere den aktuelle situation. Proceskortlægningen vil illustrere både input, aktiviteter, output, rækkefølge, afvigelser og forbindelser i processerne, hvilket vil gavne virksomheden ved at give en fælles forståelse af procesflowet. Desuden hjælper det virksomheden med at visualisere detaljer i processen, hvilket er gavnligt for beslutningstagningen, når processerne og procesflowet skal forbedres og omdefineres.

Udviklingen af et præcist og realistisk procesflow har dog vist sig at være en vanskelig og uoverskuelig opgave for mange virksomheder. For at opnå den mest realistiske og nøjagtige procesforståelse bør man anvende den metodiske trianguleringsmetode, der er vist i figur 2, og som anvender mere end én metode til dataindsamling om ét emne[1]. Metoden sikrer krydsvalidering af dataindsamlingen og indfanger forskellige dimensioner af den samme opsætning og det samme system, hvilket betegnes som "Process Identification Triangulation Spot". Som vist i figur 2 anbefales det at bruge følgende datametoder for at sikre krydsvalidering, når man skaber et nøjagtigt procesflow: workshops, observationer og dataanalyse.

Workshops

Workshops er en kvalitativt drevet dataindsamlingsmetode og er vigtige for at få organisationens perspektiv, hvilket gøres ved at involvere nøgleinteressenter. Her kan erfaringer, ideer og input til procesoptimering deles og diskuteres, så der kan skabes en fælles konsensus om forbedringer. Det er ekstremt vigtigt at involvere nøgleinteressenter, da de har ekspertviden inden for området. Denne involvering af interessenter i forbedringsprocessen resulterer også i, at interessenterne føler sig hørt og dermed er mere tilbøjelige til at tage ejerskab over forbedringer, hvilket formodentlig får interessenterne til at opretholde optimeringen. Det er vigtigt at bruge denne datametode, da flowet med dårlig vejledning og kompetencer fra interessenter vil have ringe opmærksomhed på nøgleværdimål, hvilket gør det vanskeligt at forbedre processen.[2].

Dataanalyse

Dataanalyse er en kvantitativ drevet metode, som i dette tilfælde handler om at indsamle, transformere, rense og modellere data, som er nødvendige for en sikker og informeret beslutningstagning inden for procesoptimering, da det giver en faktuelt baseret indsigt i virksomhedens processer. Når det gælder procesflow, kan dataanalyse give oplysninger om processernes rækkefølge, gennemløbstider, udnyttelse, identifikation af spild, flaskehalse og variation. Hvis virksomhedens data er sat korrekt op, er dataindsamling og -analyse en stærk metode, da den giver en virksomhed troværdig indsigt. Data giver således virksomheder mulighed for effektivt at bestemme den dominerende årsag til et problem og demonstrere, hvorfor der er behov for ændringer. Metoder til modellering og forståelse af data er bl.a. værdistrømskortlægning (VSM) og process mining.

Observationer

At arbejde med processer ud fra et holistisk perspektiv kræver ofte masser af ledelsestid og systematiske analysetilgange, som har tendens til at være tidskrævende. Derfor tilsidesætter ledere ofte vigtigheden af at komme ud på fabriksgulvet og observere processerne og fokuserer i stedet på de daglige opgaver. Men observationer giver kvalitativt værdifulde og nødvendige perspektiver, som bruges til at identificere uomtalte processer, spild og ineffektivitet i processerne. Desuden er observationer en god metode til at følge processer i realtid. Derfor giver observationer vigtig information og indsigt i processer og den daglige drift.

Processen identifikation triangulering spot

De kvantitative og kvalitative dataindsamlingsmetoder, dvs. workshops, dataanalyse og observationer, skal anvendes til at opnå procesidentifikationstrianguleringspunktet (vist i figur 2) for at skabe et bæredygtigt og optimeret procesdesign. Anvendelse af disse datametoder understøtter en nøjagtig forståelse af processer, hvilket giver et stærkt beslutningsværktøj til yderligere analyse og beslutninger om procesoptimeringer og er det første skridt, der kræves for at foretage løbende forbedringer.

Handlinger/ Tips & Tricks

• Sørg for at vælge de rigtige interessenter
• Vær opmærksom på afvigelser, når du indsamler data
• Prøv at identificere, hvor der kan være spild i dine processer
• Begynd at give dine interessenter ejerskab til at forberede sig på forandringer

Artikelserie om procesforbedringer

Dette er den fjerde artikel i en serie på ni

1. Potentiel påvirkning, når processer ændres
2. Hvorfor virksomheder bør fokusere på at optimere virksomhedens processer
3. Køreplan for omlægning af en virksomheds processer for at forbedre konkurrenceevnen
   Trin 1 Identificer og forstå dine processer
   Trin 2 Overvåg dine processer
   Trin 3 Identificer spild og variabilitet i dine processer
   Trin 4 Bliv modstandsdygtig over for pludselige ændringer
   Trin 5 Simuler dit nye procesdesign
   Trin 6 Implementering og kontinuerlig forbedringsproces

Den næste artikel 'Overvåg dine processer' giver et indblik i nogle metoder, der kan bruges til at overvåge processerne og dermed skabe en baseline.