Tænk dialog, når du tænker evalueringsmetode

-Af Jens Munk, Christian Østby-Svanholm og Nicholaj Alstrøm Meno, A-2 A/S

A-2 er med i mange udbud og har set mange evalueringsmetoder gennem tiden. Med Udbudslovens § 160 er der indført skærpede krav til detaljeringsgraden af evalueringsmetoden, som skal offentliggøres sammen med udbudsmaterialet.

Vi oplever, at valg af evalueringsmetode ofte giver anledning til panderynker hos ordregiver. Det gælder både ved forventninger til prisspredning samt når ordregiver fastlægger, hvad der vægtes positivt ved den tekniske evaluering. Den primære risiko ved et fejlskøn er, at evalueringsmetoden er uegnet til at identificere tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvilket som udgangspunkt vil medføre pligt til fornyet udbud.

For at imødegå denne risiko er det A-2's erfaring, at man bør afsætte den fornødne tid til både ekstern og intern dialog inden man offentliggør udbuddet. I det følgende beskriver vi hvordan ordregiver kan benytte dialog, til at fastlægge evalueringsmetoden.

Intern dialog i projekt/organisation

Ordregiver begynder typisk sit indkøb med en intern dialog. Den interne dialog er rettet mod brugerne, ledere / beslutningstagere samt eventuelle teknikere og tekniske rådgivere. Formålet med intern dialog er at afdække behov i ordregivers organisation, og kan med fordel gennemføres bredere end repræsentanterne i en nedsat udbudsprojektgruppe. Herved bliver ordregiver i stand til at beskrive, hvilke forhold der har betydning og vægter positivt ved evalueringen.

Ved intern dialog er det vigtigt, at ordregiver gør det klart for de interne interessenter, at deres input i dialogen er udslagsgivende i den senere evaluering. Dialogen bør derfor ikke kun være rettet imod hvilke funktioner, som gør den nuværende løsning god eller dårlig, men også dække muligheder for forbedringer og optimering af en fremtidig løsning.

Ordregiver kan med fordel vælge at udarbejde en interviewguide, som kan danne ramme og checkliste for den interne dialog. Det giver sikkerhed for, at alle relevante spørgsmål bliver afdækket.

Det er ikke unormalt, at den interne dialog fører til tunnelsyn mod et bestemt produkt. Her er det ordregivers opgave at gennemføre den interne dialog, så brugere, ledere / beslutningstagere og teknikere får sat ord på deres behov, samtidig med evalueringsmetoden holdes åben for nye løsninger.

Ordregiver kan i takt med at der modtages input til evalueringsmetoden, påbegynde udkast til et evalueringsskema. Det har den fordel, at ordregiver hurtigt bliver opmærksom på, hvis der er for mange evalueringspunkter eller delkriterier, og kan sortere ud i disse inden udbudsmaterialet offentliggøres.

Udkastet til evalueringsskema bør være et dynamisk dokument frem til evalueringsmetoden endelig fastlægges, som ordregiver løbende justerer, når der kommer nye input (både interne og eksterne).

Ekstern dialog med markedet

Det er fastlagt i Udbudslovens § 39, at ordregiver kan gennemføre markedsundersøgelser med henblik på at udforme udbuddet. Herunder kan ordregiver modtage rådgivning fra virksomheder på markedet.

Afhængigt af hvor langt ordregiver er i formuleringen af egne krav til sit indkøb via sin interne dialog, kan den eksterne dialog med fordel opdeles i to faser. Også her kan ordregiver anvende en interviewguide med relevante spørgsmål til den ydelse eller leverance, som skal indkøbes. Interviewguiden udformes typisk som en række konkrete behov eller konkrete problemer, der ønskes input til opfyldelse/løsning af. Med afsæt i interviewguiden giver virksomhederne bud på, hvordan behovene kan opfyldes og dermed får ordregiver værdifuld inspiration til det videre arbejde.

I første fase går ordregiver i dialog med interesserede virksomheder, som får mulighed for åbent og bredt at komme med input. Den åbne dialog er ordregivers mulighed for at lære nyt fra markedet, og virksomhederne får mulighed for at give deres forslag til, hvad der kan og bør lægges vægt på ved evalueringen.

Fasen kan eventuelt indledes med en forhåndsmeddelelse i EU-Tidende. Her anvendes formularen i TED til vejledende forhåndsmeddelelse (uden indkaldelse af tilbud) for så vidt angår opgaver omfattet af Udbudsloven. For opgaver omfattet af Forsyningsvirksomhedsdirektivet kan anvendes formularen vedr. vejledende periodisk bekendtgørelse, jf. direktivets Art. 67. Herved kan ordregiver få kendskab til helt nye virksomheder; både nationale og internationale.

Ordregiver får ved den åbne dialog større indsigt i, hvad de virksomheder, der ved mest om de givne produkter og services, vurderer som gode løsninger. Derefter kan ordregiver udarbejde sit udkast til evalueringsmetode og krav. Med et konkret udkast til evalueringsmetode kan ordregiver nu gennemføre anden fase af dialogen.

I anden fase er dialogen mere specifik og målrettet, da ordregiver har fået input fra den første dialog. Ved at ordregiver lægger et mere gennemarbejdet udbudsmateriale offentligt frem kan alle virksomheder nu kommentere og komme med forslag til ændringer og rettelser. Ordregiver beslutter selv, om forslagene skal indarbejdes i materialet, og om de passer med ordregivers behov eller ønsker. Ordregiver får desuden en indikation af, om udbudsbetingelserne lægger vægt på de rette forhold under den tekniske evaluering. Endelig kan virksomhederne give en uforpligtende indikation af det forventede prisniveau, herunder på underposter, så ordregiver kan vurdere prisspredningen og relevante cost driver.

Under dialogen skal ordregiver være opmærksom på, at hvad markedet opfatter som den optimale løsning altid skal sættes i forhold til ordregivers særlige behov eller ønsker.

Tænk dialog når du tænker evalueringsmetode2.png 

De samlede fordele ved dialog under udbud

Når ordregiver får synliggjort værdien af dialog under udarbejdelse af materialet, er det vores erfaring at de sædvanlige argumenter om konsekvenser for tid, risiko og øgede transaktionsomkostninger overskygges.

For virksomhederne er markedsdialog en mulighed for at gøre ordregiver bekendt med de produkter og løsninger, markedet kan tilbyde, og som ordregiver måske ikke havde overvejet. Herudover giver dialogen også virksomhederne mulighed for tidligt i forløbet at gøre opmærksom på forhold i udbudsmaterialet, der kan begrænse konkurrencen.

Den gode dialog betyder, at evalueringsmetoden prøves på et tidspunkt, hvor der er mulighed for at tilpasse denne. Dialogen kan hjælpe til at minimere risikoen for, at ordregiver kommer i en situation, hvor evalueringsmetoden ikke er egnet til at vælge leverandør. Herudover kan dialogen også hjælpe til at undgå forældede krav og betingelser i udbudsmaterialet, som kan medføre at den efterfølgende kontrakt fordyres.

Ordregiver bør derfor spørge sig selv, om det kan betale sig at lade være?