Storcenter administration

Artikel i Kommunalbladet 01-00
Af Steffen Boesen, interview med Cuno Bille Christensen.

Shared service center. Om fem år er det noget, alle kender.

I udlandet buldrer det allerede af sted. Og der kommer hele tiden flere og flere interesserede i Danmark, siger Cuno B. Christensen, partner i A-2 A/S.

Han fortæller om shared service centres - servicecentre - i en hel del danske virksomheder.

Kodeordet i ideen er stordrift. At en række selskaber enes om at lægge ensartede, administrative rutineopgaver og støttefunktioner ud i en virksomhed i fælleseje.

- Erfaringen siger, at der spares omkring 30 procent på økonomifunktionerne, siger Cuno Christensen.

- De største besparelser ligger på personalesiden. Men der ligger også en del på IT-siden, fordi servicecentret har brug for færre licenser til for eksempel økonomistyringssystemer, frem for at selskaberne skal have hver deres.

- Og behovet for IT-hardware er mindre. Det drejer sig bare om at have linjer til den centrale computer. Og efterhånden som linjerne er blevet billigere og billigere, forsvinder en hel del af det smarte i overhovedet at have decentrale økonomisystemer.

Indtil videre er servicecentrene bedst kendt fra den private sektor. I den offentlige sektor er en enkelt statslig institution undervejs med et forsøg. Men Cuno Christensen vurderer, at potentialet er stort for kommunerne.

Ensartede kommuner

Potentialet er stort, fordi kommunerne har mange ligheder. De skal opfylde de samme krav fra Indenrigsministeriet. Og det er de samme økonomiske principper, de bliver styret efter, siger Cuno Christensen.

- Det kan godt være, at den enkelte kommune føler, den følger sin helt særegne strategi, men det er dybest set den samme type forretning. Jo flere ligheder der er til at begynde med, desto større er de økonomiske fordele ved at samle funktionerne et sted, siger han og tilføjer:

- Lighederne gør det også nemmere at gennemføre omstillingen til servicecentre. Princippet er, at servicecentret løser opgaver, der ikke hører til virksomhedens kerneområde, men som uden problemer kan udføres langt væk fra virksomhedens top. Velegnet til servicecentre er for eksempel bogholderi og løn- og personaleadministration.

Og faktureringer, som der ifølge en ny undersøgelse fra Kommunernes Landsforening årligt er 21 millioner af i kommunerne, er også en oplagt opgave for servicecentret. På det område kan der ved hjælp af elektronisk håndtering af fakturaerne opnås store besparelser, siger Cuno Christensen.

Fyn for eksempel

I overskrift betyder det, at de rutineprægede transaktioner lægges ud, mens de analytisk orienterede opgaver fortsat løses tæt på ledelsen.

Hvis man for eksempel forestillede sig, at de 32 fynske kommuner gik sammen om et administrativt storcenter, så er selve beliggenheden en af de første beslutninger, fynboerne skal tage. Hvis servicecentret bliver placeret centralt i en af deltager-kommunerne, vil dén kommune automatisk føle et større ejerskab i centret. Det kan svække andre kommuners interesse for at deltage.

- Hvis det f.eks. skulle ligge i Odense Kommune, så vil de andre kommuner sige: "Ja, det er bare noget Odense har fundet på, det vil vi ikke være med til i Svendborg Kommune". Ved at lægge det på neutral grund er det åbent for alle.

En fidus for ledelsesniveauet i kommunerne er, at der bliver frigjort tid til at lede og tænke strategisk. Der skal forhandles pris og kvalitet med servicecentret, men derudover behøver lederne ikke bruge mere energi på det.

Desuden vil kvaliteten stige, mener Cuno Christensen. Centret vil være bemandet med specialister, der som kerneopgave har at gennemtænke, hvad det egentlig er for et beslutningsunderstøttende materiale, den enkelte kommune har brug for. Det vil f.eks. have mulighed for at komme med centrale initiativer omkring effektivisering af budgetlægningen.

- Eksperter fra flere områder vil være samlet i et center, mens der i dag i kommunerne og i de mindre økonomiafdelinger typisk sidder generalister, der skal kunne lidt af hvert.

Fidusen for de menige medarbejdere, der skal arbejde i centret, er, at de i stedet for at sidde med støttefunktioner, som de gør i kommunerne, vil være en del af kernetropperne i servicecentret. Netop for di centrets primære opgave er at give kunderne høj kvalitet i de administrative opgaver.

- Men da den største besparelse opnås på personalesiden, er det langtfra sikkert, at de medarbejdere, der har arbejdet i årtier i kommunerne, har de kvalifikationer, der efterspørges i servicecentret, siger Cuno Christensen. Kommunerne har i princippet allerede servicecenter-lignende samarbejde på en række områder. Cuno Christensen nævner fælles indkøb, vand, el og vedligeholdelse af veje som eksempler på udnyttelse af stordriftsfordele. Spørgsmålet er: Hvorfor ikke også på det administrative område?

- En barriere kan være, at kommunerne mener, det vil medføre, at de ikke har så meget styr på tingene, som de har i dag.

Cuno Christensen peger også på, at erfaringerne fra udliciteringsområdet viser, at selv om adskillige undersøgelser og praktiske erfaringer garanterer store økonomiske gevinster, er kommunernes tempo på området ikke højt.

- De samme politisk-følelsesmæssige barrierer kan gøre sig gældende i forhold til servicecenter-tanken.

Forskellen mellem udlicitering og service-tanken er, at den enkelte kommune vil have indflydelse i et servicecenter, siger Cuno Christensen. Fordi en typisk servicecenter-model vil være, at den enkelte kommune er medejer af centret, mens opgaverne ved en udlicitering typisk forsvinder ud på private hænder.
- Det betyder også, at kommunen i et servicecenter selv er med til at høste beneficen, mens den ved en udlicitering ikke har del i den private leverandørs overskud på opgaverne.

Den store faldgrube ved oprettelsen af fælles servicecenter er, at planlægningen ikke er god nok. Eller at ledelsesniveauet ikke har forstået ideen og i virkeligheden ikke bakker 100 procent op om projektet.

Eller at visionen bag det ikke er stor nok. Cuno Christensen har set modeller, hvor man har undervurderet centrets potentiale. Det har betydet, at der er valgt løsninger, der er effektive til det lille servicecenter, men som ikke er gode, når centret vokser sig stort og bliver så effektivt, at der virkelig kan tjenes på det.