Outsourcing af IT kan have mange ansigter

 

 

 

Artikel i Kommunernes IT Magasin, marts 2001
Af Cuno Bille Christensen, partner A-2 A/S

Outsourcing gøres således af taktiske eller strategiske årsager. Taktisk outsourcing er den traditionelle, hvor det er hensigtsmæssigt at outsource hele eller dele af IT-drift, udvikling eller vedligeholdelse som følge af mangel på kompetence eller manglende evne til at gennemføre funktionen til den rigtige pris. Kommuner og øvrige offentlige institutioner kan her have meget udbytte af dette. Mindre enheder har ofte ikke kritisk masse til at have den nødvendige kompetence i huset og har derfor stor fordel af at outsource væsentlige dele af IT-området. Den offentlige lønpolitik har også tvunget mange til at gennemføre outsourcing, ganske enkelt for di man ikke er konkurrencedygtig på jobmarkedet.

I Danmark er der både positive og negative oplevelser for kommuner og virksomheder, der er gået denne vej. IT er i dag en så integreret del af de serviceydelser, offentlige virksomheder leverer, at man er meget sårbar over for svigt indenfor IT-området. Det er her vigtigt at finde den rigtige leverandør, få opstillet de præcise spilleregler for samarbejdet og løbende følge op på samarbejdsaftaler/ydelser.

Outsourcing er ikke en engangshændelse, men et forløb, hvor man cyklisk gennemgår aftalerne og tager et friskt blik på, om det oprindelige udgangspunkt stadig holder.

Strategisk Outsourcing

Strategisk outsourcing er en del af organisationens øvrige strategi, herunder IT strategi. I kommuner vil det være oplagt at kunne udnytte den nye teknologi hurtigere til at give borgerne og virksomhederne nye eller radikalt bedre serviceydelser end dem, man giver i dag. Økonomi og tid tillader ofte ikke, at man selv udvikler disse. En mulighed er derfor, at alliere sig med såkaldte ASP (application service providers) leverandører. Der er her tale om leverandører, der leverer samme ydelser, som vi tidligere fik leveret af de store EDB-servicebureauer. En totalløsning for et givet funktionsområde, drevet udenfor egne rammer. Specielt internetteknologien gør, at udviklingen af ASP forretningsområdet forventes at eksplodere i de kommende år. Teknologien gør, at man kan få nye serviceydelser til lavere omkostninger end det før var muligt.
Den mere kendte strategiske grund til outsourcing er fokusering på kerneprocesserne. Hvad er det for kerneserviceydelser, som borgerne og virksomhederne forventer af en kommune? Det er disse, der skal være i fokus, d.v.s. egne ressourcer skal bruges til de centrale funktioner og alle randfunktionerne kan løses af andre.

Optimering af kerneprocesser

Outsourcing har som konsekvens, at virksomheden/institutionen har dedikeret kompetence og ekspertice til at udføre randfunktionerne mere effektivt og til en lavere pris end med interne ressourcer.
Interne ressourcer kan dermed anvendes på andre og mere strategiske områder som eksempelvis optimering af kerneprocesserne og i det hele taget på de fremadrettede aktiviteter. Indenfor IT området vil det typisk betyde, at eget personale fronter udviklingsprojekter, medens drift og vedligeholdelse gennemføres af eksterne ressourcer. Her er det igen vigtigt at gennemføre outrsourcing på et fagligt godt grundlag. Dette kan være et forløb som skitseret nedenfor.

Identificér hvilke IT-services, der er kandidater for outsourcing. Det er her vigtigt ikke kun at fokusere på omkostninger, men have øje for de strategiske aspekter.

Dan et analyse-team, hvor de relevante om kompetente interne personer deltager. Allerede her skal ideen sælges i organisationen. Outsourcing er også et betydeligt organisationsprojekt, hvor forankringen og accepten er et af succeskriterierne.

Bestem krav og behov for de services, der er outsourcing-kandidater. Hvilket serviceniveau forventer vi og hvordan forventer vi servicen leveret? Hvad kan vi leve med og hvad kan vi absolut ikke leve med? Prioritering er her et nøgleord.

Definér styrker og svagheder i den måde, de nuværende IT-services fungerer. Er der steder, hvor der samtidig med outsourcing kan gennemføres forbedringer i de eksisterende rutiner? Hvis der tale om helt nye services, er det risikobilledet, der her skal afdækkes.

Fastlæg nuværende eller ønskede arbejdsgange og tilhørende omkostninger. Det er her vigtigt, at have et øje på de indirekte og afledte omkostninger.

Identificér de relevante leverandører. Det er vigtigt at finde dem, der faktisk kan levere servicen og ikke bare dem, der gerne vil.

Udarbejd et udbudsmateriale, der kan danne grundlag for en præcis og veldefineret kontrakt. De juridiske og kommercielle aspekter skal være med.

Besøg referencer for at sikre, at de mange smukke ord også er gennemført i praksis.

Gennemfør udbuddet efter de spilleregler, der er defineret af EU.

Implementer outsourcingen. Det er først her, det rigtigt bliver spændende.

Følg op på en systematisk måde. Alle erfaringer tilsiger dette.

Outsourcing er typisk ikke noget man gennemfører hver dag. Udnyt derfor den erfaring og kompetence, som findes i eller udenfor egen organisation. Der er ingen grund til at lave samme fejl to gange.