Dansk styring af økonomien alt for dyr

Shared Services Centre - En vej til optimering og effektivisering af økonomifunktionerne

Artikel Børsen - fredagskommentar
Af Anders Lundby og Cuno Bille Christensen


I begyndelsen af dette år (1998) gennemførte vi en undersøgelse af økonomifunktionerne i Danmarks 200 største virksomheder. Den viste, at der er store forskelle på det omkostningsforbrug, som danske virksomheder har for at drive økonomifunktionerne samtidig med, at niveauet i mange tilfælde er væsentlig højere en det normale i udenlandske virksomheder. I udlandet er det normale omkostningsforbrug for at drive økonomifunktionen inklusive alle såvel centrale som decentrale funktioner omkring 1,5-2 procent af omsætningen. Målsætningen for mange af disse virksomheder er desuden en reduktion af omkostningsforbruget til 1-1,5 procent over de næste år. I Danmark kan vi se, at mange virksomheder bruger væsentlig mere - nogle bruger faktisk så meget som 10 procent af omsætningen på at drive deres økonomifunktioner.

Fælles servicecenter

Hvorfor er udenlandske virksomheder så mere effektive? En af de udviklinger vi ser i udlandet i øjeblikket, er, at mange virksomheder har indført eller overvejer at indføre Shared Services Centre, hvilket både letter optimeringen af økonomiprocesserne og ofte resulterer i meget væsentlige omkostningsbesparelser på erfaringsmæssigt 25 - 45 procent. Ved oprettelsen af et Shared Service Center - eller hvad man på dansk kunne kalde et servicecenter - overføres en række administrative opgaver fra den primære organisation til et nyt servicecenter. Herved bliver der i datterselskaber og forretningsenheder bl.a. frigjort ledelsestid og -ressourcer til at fokusere yderligere på løsningen af forretningsorienterede problemstillinger. Oprettelsen af servicecentret medfører desuden en meget væsentlig begrænsning i antallet af steder, hvor de enkelte funktioner eller opgaver udføres. Dette betyder både, at man bedre kan opnå specialistviden i servicecentret samt, at man mere effektivt kan udnytte denne til at optimere processen. Dvs. man opnår stordriftsfordele i udnyttelsen af specialister. De funktioner, der har den største fokus i en organisation, er virksomhedens kerneområder. Opgaver, der overføres fra den primære organisation til servicecentret, er støttefunktioner, der ikke er en del af kerneområdet. Ved overførslen af opgaverne til servicecentret bliver det ikke bare muligt at tilrettelægge udførelsen af processerne udelukkende med sigte på en optimering heraf, men også med det større fokus som kerneaktiviteterne i en organisation altid vil have. Dette skyldes, at støttefunktionerne vil være servicecentrets kerneområde. Centret vil derfor have totalt fokus på optimering af disse processer, da deres forretningsmæssige succes afhænger heraf. At det i mange tilfælde netop er opgaver fra økonomifunktionen, man vælger at overføre til servicecentret skyldes derfor. At kernefunktionerne som produktion og salg er selve forretningsenhederne raison d'être, hvorfor det sædvanligvis ikke er hensigtsmæssigt at flytte dem.

Transaktion

En anden faktor, der påvirker valget af de opgaver, der overføres til centret, er graden af lokal tilpasning, som er nødvendig ved udførelsen af opgaverne. Er kun en lille lokal tilpasning nødvendig, vil opgaverne være mere oplagte til løsning i et servicecenter. Derfor bliver det i mange tilfælde opgaver som f.eks. fakturering, hovedbogholderi, kreditor-/debitorbogholderi og intern rapportering, der overføres til servicecentret sammen med de hertil anvendte edb-systemer. Med andre ord er det ofte transaktionsorienterede opgaver, der bliver overført til servicecentret, mens de mere analytisk orienterede opgaver fortsat vil ligge i den primære organisation. Bortset fra økonomi kan servicecentre også i nogle tilfælde benyttes til andre administrative funktioner, som f.eks. human ressources. Ved etableringen af et servicecenter sker der en standardisering i udførelsen af processerne, hvilket kombineret med begrænsningen i antallet af steder, hvor opgaverne udføres, betyder, at det også bliver lettere og mindre ressourcekrævende at gennemføre fremtidige procesoptimeringer og dermed fortsat opnå forbedringer.

Outsourcing

Servicecentre kan også i nogen udstrækning betragtes som et alternativ til outsourcing, når man internt i virksomheden selv kan opnå stordriftsfordele på udførelsen af de udvalgte administrative funktioner. Derfor kan man også bruge betegnelsen intern outsourcing på servicecentre. Servicecentret vil normalt være ansvarlig for at styre såvel omkostningen som kvaliteten af de services, der leveres. Betalingen for brug af servicecentrets ydelser kan f.eks. ske ved en forholdsmæssig fordeling i forhold til antal behandlede transaktioner eller, det kan ske i henhold til aftaler om ønsket serviceniveau med de enkelte kunder. Den sidste løsning har den fordel, at kunder med varierende ønsker til kvalitet i form af eksempelvis behandlingstider, alle kan betjenes blot til differentierede priser, Ofte vil centret desuden ved indgåelse af aftale med kunderne forpligte sig til fortsatte omkostningseffektiviseringer over de følgende år og dermed fortsat lavere priser til kunderne. Erfaringen med hensyn til kvaliteten af de leverede ydelser og den hertil relaterede omkostning viser, at anvendelsen af servicecentre muliggør - hvad mange opfatter som en umulighed - en samtidig forbedring af kvaliteten af de leverede ydelser og et væsentligt lavere omkostningsniveau. Servicecentre kan både anvendes af internationale virksomheder med aktiviteter over hele verden samt af virksomheder udelukkende med aktiviteter på det danske marked.

Euroen

Et forhold, der fremover gør etableringen af europæiske servicecentre lettere, er indførelsen af euroen. Dette skyldes, at antallet af valutaer, der regnskabsmæssigt skal håndteres, vil blive kraftigt reduceret. En del vil nok her hævde, at servicecentre blot er centralisering i ny form. Og det er faktisk helt korrekt, blot med den meget væsentlige forskel, at centrene normalt dannes for at udføre opgaver for kunderne. Sædvanligvis vil servicecentret derfor fysisk blive placeret enten i hovedkontoret eller som en separat enhed.

Grundig planlægning

Men hvorfor har man så ikke dannet servicecentre for længe siden? Den primære årsag hertil er, at det først inden for de sidste år i praksis er blevet teknologisk muligt til en tilstrækkelig lav pris at binde geografisk spredte enheder sammen på en effektiv måde, der skaber store procesforbedringer og dermed konkurrencemæssige fordele i form af lavere omkostninger og bedre kvalitet en det hidtil har været muligt at opnå. Men husk - som med alle andre ændringer i virksomheden, der modificerer de grundlæggende strukturer - er planlægning af forandringen samt enighed i topledelsen om vigtigheden af ændringen af afgørende betydning for den senere succes.